Swinkels Family Brewers: fervent gebruiker van prime Plan en prime Time

Swinkels Family Brewers is al ruim 25 jaar klant van primion Benelux. Sinds 2017 werkt het met de softwarepakketten prime Plan en prime Time. Anneke Timmers, die bij Swinkels verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van de roosters met prime Time, was er bij toen de pakketten werden ingevoerd. Wat zijn volgens haar de voordelen van prime Time? 

Iedereen kan zich ongeveer voorstellen hoe werknemers de dag op een fabriek doorbrengen. Ze komen aan op het werk, kleden zich misschien om, melden zich vervolgens aan voor het werk, waarna ze aan het werk kunnen om ten slotte, na enkele pauzes weer te vertrekken. Een betrekkelijk simpel proces.
Maar toch minder simpel dan op het eerste gezicht lijkt. Want: hoe meldt zo'n werknemer zich aan? Hoe weet hij hoeveel uren hij moet werken? En waar precies - moet hij zich vervoegen bij zijn chef of moet hij wellicht invallen voor een afwezige collega elders op het werk? Trouwens: hoe weten zijn superieuren dat iemand zijn uren volmaakt? Dat hij minder werkt dan de bedoeling was? Of omgekeerd, dat hij juist overuren maakt? 

Dit soort vaagstukken zijn een kolfje naar de hand van primion Benelux, software- en consultancybedrijf dat zich met de prime Time suite onder andere toelegt op software voor tijdsregistratie (prime Time), personeelsplanning (prime Plan) en urenregistratie (prime Cost). prime Time is de motor van de software. prime Plan / prime Cost kunnen optioneel worden aangeschaft en zijn volledig geïntegreerd. De drie pakketten zijn dan complementair.
Samen bieden ze de mogelijkheid om altijd de juiste mensen, met de juiste capaciteiten, op de juiste plaats, op het juiste tijdstip in te zetten. En om de gegevens daarover vast te leggen en verder te verwerken. En, een laatste voordeel, tegen een fractie van de moeite en kosten als dat allemaal handmatig zou moeten, met ouderwetse kaartenbakken, bureauagenda's en planborden.

prime Plan en prime Time vormen de basis van dit plannings-, registratie- en analysesysteem. "Met prime Plan kun je vooraf plannen wie waar kan worden ingezet. Waarbij rekening wordt gehouden met iemands kwaliteiten. Voor planningsdoeleinden is dat zeer belangrijk: je wilt niet iemand als heftruckchauffeur inplannen die daarvoor niet de juiste papieren heeft." prime Plan biedt de mogelijkheid om mensen makkelijk te selecteren op kwalificatie, wat zeker in grote kwalificaties van pas kan komen als iemand tijdelijk moet worden vervangen vanwege ziekte of verlof. De software kan automatisch een overzicht bieden van beschikbare vervangers, waardoor het werk niet hoeft stil te komen liggen. "Natuurlijk kun je ook een uitzendbureau inhuren, maar dit is veel voordeliger. En je kunt iemand inzetten die het bedrijf al kent, wat ook een voordeel is." 

Moderne prikklok

Het eigenlijke inroosteren van de mensen gebeurt ook met prime Plan: wie werkt waar en wanneer? prime Time houdt vervolgens bij hoeveel uren mensen werken (of juist verzaken). Die tijdsregistratie vindt plaats op basis van registratie op tijdregistratieterminals door middel van toegangsbadges. Meestal tenminste, de software van primion Benelux kan ook werken met andere systemen, bijvoorbeeld met mobieltjes of systemen die biometrische toegang verschaffen via bijvoorbeeld vingerafdrukken. Kortom: prime Time is een sterk verbeterde, uitgebreide digitale versie van de aloude prikklok. Met prime Cost kunnen dan achteraf analyses worden gemaakt, zo kunnen nacalculaties worden gemaakt om te kijken of er niet meer is gewerkt dan was gebudgetteerd. 

Primion Benelux kan zowel de eigen software als de hardware van allerlei leveranciers die daarop aansluiten installeren, en bovendien zorgen dat deze samenwerken. Ook integratie met bestaande HR-software behoort tot het activiteitenpalet van primion Benelux. Zorgen dat gegevens uit de database met personele gegevens - de 'input' - worden ingelezen. Zorgen dat prime Plan en prime Time daarmee overweg kunnen. En, ten slotte, ook zorgen dat hun 'output' weer verder kan worden verwerkt. 

Verbeterde versie

Dat is ook hoe Swinkels Family Brewers, bekend van Bavaria-bier, prime Plan en prime Time en gebruikt. De twee pakketten betrekken allerlei personeelsgegevens uit het SAP-pakket van het bedrijf, en zorgen ook dat de informatie die zij genereren kan worden gebruikt door belendende software. Zo kunnen de uren die in prime Time worden geregistreerd worden overgeplant overgezet naar een salarissysteem, zegt Anneke Timmers, die bij Swinkels verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van de roosters met prime Time, en uit dien hoofde ook de belangrijkste eindgebruiker van prime Time binnen het bedrijf. 

Swinkels is al ruim 25 jaar klant van primion Benelux. Sinds 2017 werkt het met de huidige versie van prime Time, na jaren met de voorloper Xtremis te hebben gewerkt. Die was na 20 jaar aan vervanging toe. De functionaliteit was op zich in orde, zij het dat het lastig was om roosters aan te passen. De interface was verouderd, de mintgroene cijfers en letters staken lelijk af tegen de donkergroene achtergrond, en de software was niet op afstand benaderbaar. 

Allemaal zaken die in de nieuwe versie verbeterd zijn. De software is via een browser benaderbaar, desgewenst op afstand. "Het is dus ook mogelijk om roosters op te stellen en aan te passen vanuit huis",  zegt Timmers, die tijdens de coronacrisis heeft ondervonden hoe handig dat is. De rapportage (die voorafgaat aan de export naar het salarissysteem) is ook veel toegankelijker dan vroeger, en biedt allerlei mogelijkheden die vroeger niet bestonden, zoals een rapportage met gewerkte uren naar kostenplaats. 

Flexibiliteit

Het belangrijkste voordeel is wellicht dat de roosters kunnen à la minute worden aangepast, desgewenst op afstand. "Al is die flexibiliteit ook wel een gevaar", zegt Timmers. "Ik heb nu 400 verschillende roosters op 900 mensen. Ik wil terug naar maximaal 200 roosters. Meer standaardisatie dus, want dan zijn die roosters makkelijker terug te vinden en te onderhouden." 

Al met al moet de huidige versie prime Time nog zo'n 15 jaar mee kunnen, verwacht Timmers. Temeer daar primion Benelux de software regelmatig blijft updaten, en continu verbeteren. "En natuurlijk zijn er altijd verbeteringen mogelijk. Zo hoop ik op een versie die onze planners waarschuwt wanneer een medewerker het maximum aantal uren nadert. Nu moeten mijn collega’s dat zelf in de gaten houden. Dat zou eigenlijk niet nodig moeten zijn."