Resourceplanning met prime Plan: de juiste m/v het hele jaar door op de juiste plaats 

Voor een probleemloos functioneren van productielijnen moet de resourceplanning op orde zijn. Ook in de voedingsmiddelenindustrie. Te weinig personeel kan leiden tot kostbare vertragingen of erger. Teveel personeel betekent verspilling van kostbare arbeidstijd. Het gaat er dus om het juiste evenwicht te vinden tussen de behoefte aan personeel en de beschikbaarheid van het personeel. Sonja Michiels, product manager van prime Plan legt uit hoe dat het beste kan. 

De voedingsmiddelenindustrie kenmerkt zich door een sterke variatie in de bedrijfsactiviteiten, die bovendien ook nog seizoensafhankelijk kunnen zijn. Tijdelijke en uitzendcontracten zijn binnen de sector dan ook heel gebruikelijk. Ook het werk in ploegendienst is in de voedingsmiddelenindustrie eerder gewoonte dan uitzondering. Dit maakt het lastiger om elke dag weer precies op de gewenste personele bezetting uit te komen dan in ondernemingen waar continu dezelfde bedrijfsdrukte heerst. Zeker wanneer de variatie in de bedrijfsactiviteiten ook nog betekent dat niet alleen de beschikbaarheid van medewerkers van belang is, maar ook hun vaardigheden. Bijvoorbeeld of ze de vereiste opleiding of voldoende ervaring hebben om een bepaalde taak uit te voeren.   

Het zijn allemaal zaken waarmee rekening dient te worden gehouden bij de resourceplanning, zegt Sonja Michiels, product manager van prime Plan, de planningssoftware van primion Benelux. Resourceplanning is, zou je kunnen zeggen, de invulling van een bepaalde strategie op de werkvloer. Immers: om de strategie van een bedrijf uit te voeren zijn mensen nodig, en hoeveel mensen en wat voor soort worden bepaald door diezelfde strategie.  

Maar om te zorgen dat in de praktijk van alledag ook werkelijk de juiste mensen aan het werk zijn, is een goede resourceplanning onontbeerlijk. "Resourceplanning richt zich op de komende maanden of een nog langere termijn. Het begint ermee dat gekeken wordt hoeveel mensen er nodig zijn en over welke capaciteiten ze moeten beschikken", zegt Michiels. "Vervolgens moet deze behoefte aan personeel worden vergeleken met de verwachte beschikbaarheid. Dan kan eventueel worden bepaald of er uitzendkrachten moeten worden ingezet of andere flexwerkers."  

Goede banen 

Uiteraard zal in de loop van de tijd blijken dat de werkelijkheid zich niet aan de planning houdt. De vraag naar producten is plotseling veel hoger dan verwacht, zodat er extra mensen moeten worden ingezet. Of omgekeerd, natuurlijk, het bedrijf blijkt juist met minder mensen toe te kunnen. Een combinatie kan natuurlijk ook: veel vraag naar bepaalde producten en weinig naar andere, zodat medewerkers van de ene productielijn bij een andere moeten worden ingezet. Of medewerkers worden ziek, willen onverwacht met vakantie of zoeken een uitdaging elders. Allemaal ontwikkelingen die aanleiding vormen om de planning aan te passen, en dagelijkse roosters om te gooien.  

Met prime Plan van primion Benelux wordt resourceplanning in goede banen geleid. Met de software kan aan het begin van het jaar of een andere periode de precieze personele behoefte worden vastgelegd. Vanuit het ERP-pakket of een HR-pakket kan informatie worden ingelezen, zodat het mogelijk is te bepalen in hoeverre het huidige personeelsbestand voldoet aan de behoefte. En als dat niet zo is? "Dan kan prime Plan berichten versturen naar uitzendbureaus om aan te kondigen dat er tijdelijk personeel nodig is voor een bepaalde periode. Of aan individuele flexwerkers die in het verleden voor het bedrijf hebben gewerkt." Beter en goedkoper dan wanneer dat op het laatste moment moet gebeuren.  

Knipperlicht 

Vervolgens kan het eigenlijke inroosteren van mensen plaatsvinden, en kunnen mensen op korte termijn worden ingedeeld op basis van hun beschikbaarheid en hun kwalificaties. De verschillende medewerkers worden op een werkpost ingepland en weten zo op welke locatie, bij welke lijn of bij welke voorman ze zich moeten aanmelden. Zijn er daarna nog aanpassingen nodig door onverwachte afwezigheden, dan geeft prime Plan een waarschuwing af. 'Een knipperlicht', zoals Michiels het noemt. Dan kan de planner maatregelennemen - bijvoorbeeld een verzoek om verlof weigeren, of iemand een dagje op een andere afdeling laten werken. Desgewenst kan de planner vanuit prime Plan een bericht rondsturen dat er iemand gezocht wordt om te voorkomen dat er een gat in het rooster valt. 

Kortom: prime Plan is meer dan een planningsprogramma, het draagt er dus ook toe bij dat allerlei onverwachte pieken en dalen in de vraag naar personeel kunnen worden opgevangen. Samen met prime Time vormt het een softwareduo waardoor het makkelijk wordt de juiste m/v het hele jaar door op de juiste plaats in te zetten. En de komende tijd wordt dat nog makkelijker, verwacht Michiels. "De software maakt ook zelfroostering mogelijk. Dat wil zeggen: een uitzendbureau kan zelf mensen inplannen als het een bericht heeft ontvangen dat wij tijdelijk personeel nodig hebben. Sterker nog, individuele werknemers kunnen zichzelf ook opgeven. Dit zelf inroosteren is echt een trend; het slaat zowel bij werknemers als bij werkgevers enorm aan. Wij gaan daarom de mogelijkheden die onze software op dit vlak biedt de komende tijd uitbreiden." 

Wil je ook meer weten over primion Benelux en de ondersteuning die wij kunnen bieden binnen jullie organisatie?
Neem dan gemakkelijk contact met ons op.