Een toegankelijke personeelsadministratie? Vergeet ook de cijfers niet!

Goed onderbouwde inschattingen maken

Op het vlak van personeelsbeleid en -administratie wordt er soms op het buikgevoel vertrouwd. Op zich is daar niets mis mee, maar daardoor zijn niet alle beslissingen altijd even goed onderbouwd en dus ook niet altijd erg effectief. Door je personeelsadministratie in kaart te brengen met bijvoorbeeld tijdregistratie, heb je een duidelijker overzicht op aan- en afwezigheidscijfers of overwerk. Op die manier kun je beter inschatten of bepaalde collega’s niet te veel hooi op hun vork nemen en misschien op een burn-out afstevenen.
Verder zie je aan de hand van veelvuldige shiftwissels of aanpassingen in planningen waar er nood is aan een betere sturing en kun je dit samen met het team sneller aanpakken. Door je personeelsadministratie in cijfers om te zetten, kun je problemen met andere woorden sneller monitoren en beter opvolgen om zo je beleid nauwkeuriger te onderbouwen.

Focussen op wat belangrijk is

Het becijferen van je personeelsadministratie zorgt er ook voor dat bepaalde taken uit handen genomen worden van de HR-dienst, waardoor die zich meer op zijn kerntaken kan toeleggen en de werknemers een betere service kan bieden. Zo hoeft de HR-dienst zich niet bezig te houden met het aanpassen van planningen, omdat de teamleiders dit zelf in handen hebben, en kunnen ze zich focussen op medewerkers die extra ondersteuning nodig hebben.

Ook op het vlak van rekrutering kunnen cijfers helpen om een performant team samen te stellen. Ze geven je namelijk een duidelijk inzicht in welke profielen er nodig zijn binnen bepaalde shifts of welke bezetting optimaal is om een bepaalde productie te kunnen realiseren en zo de ideale personeelsplanning op te stellen.