We horen bij primion Benelux vaak dat sommige mensen niets moeten hebben van het digitaal registreren van bezoekers. Dat zit allemaal maar in computers, daar kan iedereen bij die dat niet mag lezen, en dat wordt tot in lengte van jaren bewaard en is veel te complex. Een eenvoudig, betrouwbaar, papieren opschrijfboek bij de ingang van gebouwen is veel beter, en niemand kan zo je persoonsgegevens misbruiken! Toch?
Laten we even teruggaan in de tijd. Naar een bedrijf, of openbaar gebouw, waar je bij binnenkomst in een papieren schrift of notitieblok je bezoekersgegevens moest invullen. Welkom! Wat is uw naam? Telefoonnummer? Huis- en mailadres? Firma? Vult u het allemaal maar in op de lijntjes.
Maar helaas is dit scenario geen stap terug in de tijd. De meeste bedrijven gebruiken vandaag de dag nog stééds zo’n papieren schrijfblok. Een klap in het gezicht van de wet op de privacy en de persoonsgegevens.
Ongewenste communicatie
Want juist dat is geenszins veilig of discreet. Het is niet zo dat bij het verlaten van het gebouw de receptiemedewerker de gegevens van de bezoeker uit het boek scheurt. Integendeel: zulke boeken werden vaak jarenlang bewaard en bleken een dankbare database te zijn voor marketingbrieven en ongevraagde contactmomenten, waar bovendien niemand echt verantwoordelijk voor was of procedures rond bestonden. Over het beschermen en registreren van persoonsgegevens gesproken…!
De wetgeving
De GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation) of AVG-wetgeving (zoals het in Nederland heet, Algemene Verordening Gegevensbescherming) is een relatief nieuwe gegevensbeschermingsregeling uit mei 2018. De wet geeft kaders voor het bijhouden van persoonlijke data, en wie deze data op een geoorloofde manier zou kunnen gebruiken. Primion Benelux voorziet je van de juiste tools, zodat jij je verantwoordelijkheid richting bezoekers nóg beter vorm kan geven.
Want met primion Benelux vindt bezoekersregistratie niet alleen digitaal plaats, de gegevens kunnen ook gelijk worden versleuteld, veel beperkter opgeslagen worden en na een bepaalde periode worden verwijderd. Daarnaast is het veel efficiënter. Digitale bezoekersregistratie komt juist als winnaar uit de bus als het gaat over de nieuwe richtlijnen en wetten. Een virtueel bezoekersregistratiesysteem is dus helemaal zo gek nog niet.
Digitale oplossing
Direct na het invoeren van de gegevens zijn ze namelijk met een druk op de knop opgenomen in een gesloten database. Ze liggen niet meer in het zicht van iedereen die naar binnen of buiten wandelt, en baliemedewerkers kunnen alleen inzien wat zij nodig hebben voor het entreeproces. Ze kunnen voor iedere periode worden bewaard, en na die tijd automatisch worden gewist.
En dat is nu net de kern van de AVG of GDPR. Je mag voor bepaalde processen gerust privacydata gebruiken, maar de manier waarop je het vastlegt en de toegang tot deze informatie afgrendelt voor een selecte groep mensen (mits toestemming), dat kan alleen maar optimaal wanneer je het digitaal doet.
Cyber security: kunnen we ook
Dan blijft natuurlijk de vraag: wat nu als gegevens digitaal zouden uitlekken? Klopt, goed punt. In dat geval verschuift het topic richting cyber security. Dat staat los van het initiële oogmerk van de gegevensbeschermingswet. Maar: het is dus wel belangrijk om met een professional in zee te gaan die alle componenten van een zorgvuldige registratie in huis heeft. Ook daar helpen wij graag bij. Want een kenner op dat vlak is primion Benelux al decennialang – en dat is informatie die iedereen mag weten!
Wanneer helpen we op jouw locatie om de bezoekersregistratie te optimaliseren?
