Une indemnité forfaitaire journalière pour les voyages d’affaires : comment ça fonctionne ?
En matière de frais d’entreprise, les voyages d’affaires tiennent certainement le haut du pavé et génèrent des coûts généraux particulièrement élevés. Pour cette raison, de nombreuses entreprises n’hésitent pas à opter pour un système d’indemnité forfaitaire journalière. Mais de quoi s’agit-il, au juste ? Et pour quelles raisons est-il primordial d’enregistrer minutieusement les heures de travail pendant ces déplacements professionnels ? Découvrez-le dans cet article.
Les indemnités forfaitaires journalières, de quoi s’agit-il ?
Si vos collaborateurs doivent partir en voyage d’affaires pendant quelques jours, vous pouvez choisir de leur rembourser les frais générés pour les repas et les boissons sur une base forfaitaire. En d’autres termes, vous déterminez à l’avance un montant fixe pour le voyage, hors coûts liés au transport, plutôt que de rembourser chaque dépense réellement effectuée. Vous vous évitez ainsi une grande partie de frais administratifs inutiles. En outre, ces indemnités forfaitaires journalières n’entrent pas dans la catégorie des rémunérations imposables. De ce fait, les employeurs du secteur privé sont tenus de respecter les règles suivantes :
- L’indemnité journalière s’élève à un montant maximal de 17,41 euros par jour (montant indexé à partir du 1er avril 2020)
- Il doit s’agir d’un déplacement d’une durée minimale de six heures et dans un lieu situé à au moins à 25 kilomètres de l’agglomération où se trouve l’entreprise.
- Un employé peut comptabiliser un nombre maximal de seize jours d’indemnités journalières par mois.
- Le nombre de voyages vers le même lieu est limité à quarante.
Une gestion des heures efficaces
Outre une administration correcte des frais, il importe également de garder une gestion exacte des heures de travail. Grâce au logiciel de gestion du temps de primion Benelux, vous déterminez sans problème les heures de travail flexibles qui font partie d’un voyage d’affaires. Notre plateforme Web de gestion du temps permet en effet de fixer automatiquement les heures de travail individuelles pendant ces voyages. Cette solution est d’ailleurs accessible via l’application mobile de gestion du temps sur smartphone ou sur tablette, ou via votre navigateur web. Vous ferez ainsi d’une pierre deux coups : vous simplifiez vos processus et diminuez vos frais. Autre avantage non négligeable : une gestion du temps fiable influe positivement sur la satisfaction des clients et des collaborateurs.
Que considérer comme des heures de travail lors d’un voyage d’affaires ?
Un voyage d’affaires est un déplacement professionnel en dehors du périmètre normal d’action, qui peut durer un ou plusieurs jours. De ce fait, les collaborateurs doivent être en mesure d’enregistrer leurs heures prestées hors des heures normales de travail.
Dans le cas où le voyage d’affaires est organisé en dehors des heures normales de travail, comme le week-end ou en soirée, il est essentiel que vos collaborateurs distinguent les périodes de travail et de détente. En d’autres termes, les réunions et autres activités professionnelles doivent être considérées comme des heures de travail, et donc payées. Les pauses et activités privées, comme les sorties touristiques, ne doivent quant à elles pas être comptabilisées.
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