Gestion numérique des visiteurs : sans contact, traçable et professionnelle
Préparation ciblée des rendez-vous, accélération des processus et accueil chaleureux grâce à une gestion moderne des visiteurs
Qu’elles soient planifiées de longue date ou programmées en dernière minute, les visites de clients, fournisseurs ou prestataires font partie intégrante du quotidien de la plupart des entreprises. Souvent, les visiteurs s’enregistrent à la réception au moyen d’un formulaire papier, après quoi le réceptionniste crée un badge et fournit des informations telles que les instructions de sécurité.
À l’heure où l’approche sans contact est de loin privilégiée, la gestion numérique des visiteurs à l’aide du logiciel prime Visit constitue un outil efficace et modulaire pour automatiser les processus de réception et ainsi gagner en professionnalisme et épargner du temps, tout en conservant le caractère chaleureux des visites. Grâce à prime Visit, les entrées et sorties de visiteurs sont beaucoup plus rapides et, qui plus est, centralisées sur une plateforme unique. Si nécessaire, cette solution gère également les autorisations d’accès individuelles au bâtiment pour chaque visiteur.
Vers la fin des processus analogiques grâce à la gestion numérique des visiteurs
La traditionnelle liste des visiteurs est non seulement chronophage, mais également propice aux erreurs, car le personnel doit enregistrer manuellement les informations dans le système. La gestion numérique des visiteurs avec prime Visit élimine cette partie du processus. Les données sont enregistrées en ligne et les badges créés par voie numérique : une gestion moderne des visiteurs à l’aide d’un logiciel contribue grandement à optimiser la gestion des visiteurs dans l’entreprise. Les accès peuvent être contrôlés de manière rapide, sûre et fiable, vous disposez à tout moment d’un aperçu des personnes présentes dans l’entreprise avec la durée de leur visite, et les rendez-vous peuvent être organisés par voie numérique afin de faciliter la vie de l’entreprise et du visiteur.
Après avoir pris rendez-vous, le visiteur reçoit un e-mail, encode ses données et obtient ensuite un code QR. Le visiteur scanne ce code sur le terminal ou en demande la lecture à la réception. Le badge, y compris toutes les autorisations, s’imprime automatiquement. Avec prime Visit, les invités sont accueillis individuellement par écran interposé et obtiennent des informations détaillées sur les règles de sécurité ou sur le site. Pour chaque visiteur, le logiciel crée un enregistrement conforme au RGPD dans la base de données, lequel peut être complété par d’autres informations en vue du rendez-vous. Dès que le visiteur s’est enregistré, l’hôte est averti de son arrivée par e-mail de manière à ce qu’il puisse l’accueillir ou le rejoindre en salle de réunion.
La solution prime Visit permet également de gagner du temps pour l’accueil des groupes, avec par exemple la possibilité de numériser un document reprenant les noms de tous les visiteurs et d’enregistrer ce document à l’intention de la personne responsable de la visite. L’organisation de visites spontanées est également d’une grande simplicité. Il suffit de quelques clics pour enregistrer les données du visiteur à la réception et lui créer son badge d’accès. Les visiteurs réguliers, tels que certains prestataires ou fournisseurs, ne doivent pas réintroduire leurs données à chaque visite : ces données, y compris les informations sur le contrôle d’accès au bâtiment ou aux terrains, sont conservées par le système de gestion numérique des visiteurs et peuvent être récupérées par les réceptionnistes au moment opportun.
Processus optimisés, accueil sans contact et documents sécurisés grâce à la gestion numérique des visiteurs
Le logiciel de primion offre une solution modulaire pour l’implémentation d’une gestion numérique des visiteurs dans le respect des standards technologiques les plus récents. Les entreprises bénéficient ainsi d’un accueil sans contact sécurisé et d’une gestion automatisée des visiteurs. Une pression de bouton suffit pour créer des listes de visiteurs ; toutes les données sont stockées et analysées conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD). prime Visit possède une interface conviviale, s’intègre à la CI existante de l’entreprise et peut être connecté au contrôle d’accès en tant que module indépendant, par exemple.
Planification simplifiée, aperçu détaillé des visites passées, en cours et futures, gain de temps considérable et sécurité renforcée pour l’entreprise et le visiteur : la gestion numérique des visiteurs permet d’éviter les files d’attente à la réception, ce que chaque visiteur appréciera à sa juste valeur !
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