Comment la gestion des visiteurs contribue-t-elle à la sécurité de votre entreprise ?
Quelles mesures englobe la gestion des visiteurs ?
Grâce à une gestion des visiteurs optimale, vous obtenez un aperçu des personnes présentes dans votre entreprise à tout moment. Chaque nouveau visiteur doit, pour ce faire, s’enregistrer à l’aide de son nom, de son heure d’arrivée et de départ.
Ce processus diffère donc de la gestion des travailleurs, qui doivent pour leur part s’enregistrer à l’aide d’un badge ou de leur empreinte digitale.
Pourquoi miser sur la gestion des visiteurs ?
• En période de pandémie due au coronavirus, la gestion des visiteurs joue un rôle crucial dans les opérations de suivi des contacts liées à une contamination ou à l’apparition d’un foyer épidémique. Il est par ailleurs essentiel de pouvoir fournir une liste des personnes présentes dans votre entreprise en cas de situation d’urgence (un incendie, par exemple). Les services de secours pourront ainsi vérifier si tout le monde se trouve en lieu sûr.
• La gestion des visiteurs prime Visit prouve également son utilité dans de nombreuses autres situations, comme les événements avec préenregistrement des invités ou dont les participants doivent ensuite être identifiés par leur nom.
• Enfin, sachez que la tenue d’un journal de bord est aussi indispensable pour répondre aux exigences du système HACCP, de même qu’aux normes ISO-9001 et ISO-22000 (pour ne citer qu’elles). Ce journal de bord peut bien sûr être rédigé sous forme numérique.
Comment organiser sa gestion des visiteurs ?
La gestion des visiteurs devient particulièrement simple avec notre solution prime Visit. Le terminal d’enregistrement peut être installé où bon vous semble et déplacé d’un endroit à l’autre sans aucune difficulté.
Après un enregistrement préalable, vos visiteurs n’auront qu’à s’annoncer au moyen d’un code QR ou d’une pièce d’identité ; un processus qui ne prend pas plus d’une minute. Le code QR est d’ailleurs facile et rapide à scanner, y compris sur smartphone, si bien que vos visiteurs doivent à peine toucher l’écran du terminal d’enregistrement. Quant à vous, vous recevrez sur votre PC et/ou smartphone une notification d’arrivée pour chaque visiteur et disposerez d’un aperçu de toutes les visites planifiées.
Enfin, soulignons qu’il est particulièrement facile de créer des rapports sur la base des données obtenues.
La gestion des visiteurs à l’heure du coronavirus
Un accueil numérique via prime Visit est une excellente solution pour les entreprises, surtout en cette période de pandémie due au coronavirus. Ce système vous permet en effet de garder une distance d’un mètre et demi avec tous vos visiteurs, ce qui se révèle indispensable pour éviter de nouvelles contaminations.
La solution prime Visit vous permet en outre d’envoyer un e-mail à vos invités pour les informer des règles de prévention en vigueur dans votre entreprise et des gestes à adopter pour contrer la pandémie. Ils pourront ainsi se préparer de manière optimale à leur future visite.
Indiquez également à chaque catégorie de visiteurs où se fait l’enregistrement. De cette façon, vous éviterez les contacts et les déplacements inutiles dans vos locaux.
Attention : conformément aux dispositions du RGPD, les données des visiteurs récoltées par prime Visit ne peuvent être conservées que durant la période strictement nécessaire et devront ensuite être supprimées.
Conclusion ? La gestion numérique des visiteurs constitue une solution pratique en toutes situations, voire essentielle si vous voulez assurer la sécurité de vos employés et visiteurs en situation d’urgence.
Vous souhaitez en savoir plus au sujet de prime Visit ? Contactez-nous vite.
